Ostolaskun lisääminen järjestelmään manuaalisesti.
1. Ostolaskun lisääminen onnistuu klikkaamalla järjestelmän yläpalkin + -painikkeesta ja valitsemalla ”Ostolasku”.
Ostolaskun voi lisätä järjestelmään myös ostolaskut -välilehdellä klikkaamalla ”Lisää uusi”.
Ostolaskun saa lisättyä järjestelmään joko ostolaskujen alta tai pikapainikkeesta sivuston ylälaidan + - merkistä.
2. Ostolaskun perustiedot-välilehdelle lisätään ensimmäisenä toimittaja. Mikäli kyseessä on uusi toimittaja, jota ei löydy järjestelmästä, pitää toimittaja perustaa ensin CRM:ään ja vasta sen jälkeen jatkaa ostolaskun tekemistä.
Ostolaskun tietoihin haetaan CRM:stä toimittajan tiedot klikkaamalla kolmen pisteen takaa ja valitsemalla oikea yritys.
Klikataan "kolmea pistettä" ja valitaan oikea yritys.
3. Valitaan oikea yritys ja painetaan ”Tallenna”.
Järjestelmä hakee CRM:stä ostolaskulle toimittajan tiedot kuten tilinumeron, BIC-koodin, osoitetiedot ja y-tunnuksen. Tallennus muodostaa ostolaskun tilaksi ”saapunut”.
Järjestelmä hakee CRM:stä toimittajan tilinumeron, mutta varmista vielä laskulta, että tilinumero on oikea, sillä isoilla yrityksillä on usein useampi tilinumero. Mikäli laskun tilinumero on eri, vaihda tässä kohtaa oikea tilinumero.
Valitaan oikea yritys ja painetaan ”Tallenna”
4. Lisätään laskun tiedot
Laskunumero -kenttään laitetaan laskulta laskun numero.
Viitenumero -kenttään laitetaan laskun viitenumero.
Päivämäärä -kenttään laitetaan laskun päiväys.
Eräpäivä -kenttään laitetaan laskun eräpäivä.
Veroton summa -kenttään laitetaan laskun veroton summa.
Verollinen summa -kenttään laitetaan laskun verollinen summa.
Lisätään laskun tiedot niille varattuihin kenttiin.
5. Lisää laskulta jokainen tuote omalle rivilleen. Jokaisen tuotteen osalta laitetaan laskulle näkyviin tuotteen nimi, kappalemäärä, A-hinta (veroton hinta), Alv-%, Summa (verollinen hinta), verokoodi, tiliöinti ja mahdollinen kustannuspaikka.
Jos laskulla on useita rivejä, joiden tuotteilla on esimerkiksi sama tiliöinti, jokaiselle riville saa kopioitua ensimmäiselle riville laitetun tiliöinnin. Tämä onnistuu klikkaamalla ”Kopioi ensimmäiseltä riviltä” ja valitsemalla ”tiliöinti”.
6. Lopuksi ostolaskulle lisätään liite klikkaamalla ”Lisää liite” -painikkeesta. Kun ostolasku on valmis ja tiedot on tarkastettu, tallennetaan lasku klikkaamalla ”Tallenna” -painikkeesta.
7. Ostolaskun lisätiedot-välilehdeltä löytyy ostolaskun tarkastajan ja hyväksyjän tiedot. Järjestelmään luotu ostolasku lähetetään lopuksi tarkastukseen ja hyväksyntään klikkaamalla ”Lähetä tarkastukseen”.
Järjestelmään luotu ostolasku lähetetään tarkastukseen ja hyväksyntään klikkaamalla ”Lähetä tarkastukseen”.